OBSERVASI DAN WAWANCARA ONLINE
TERNYATA BISA
Penulis: Eko Agung Cahyono
Pandemi memaksa perubahan pada kebiasaan manusia. Inilah yang juga dialami oleh SIT Insantama pada Program Penerimaan Peserta Didik Baru 2021. Sejak tahun 2015 pendaftaran calon siswa secara online (OL) dilakukan oleh SIT Insantama Bogor. Dimana baru bisa full pendaftaran OL pada tahun 2017 yang 100% tak lagi menggunakan kertas formulir. Maka di tahun pandemi ini tahapan observasi dan wawancara pun dituntut berjalan secara online.
Biasanya Tahap Observasi dan Wawancara (OW) dilakukan dengan tatap muka langsung. Baik wawancara dengan calon siswa dan orang tuanya maupun saat observasi dan tes. Peserta OW dengan dua hari waktu yang ditentukan oleh panitia (Sabtu dan Ahad) harus hadir di kampus SIT Insantama. Di saat inilah peserta OW, terutama calon siswa SMPIT dan SMAIT, dari berbagai propinsi di Indonesia berdatangan di kampung mungil Hegarmanah.
Observasi terhadap calon siswa SDIT, dimana mereka merupakan anak yang masih duduk di bangku TK/RA membutuhkan desain acara yang hidup dan atraktif. Mereka harus melalui pos-pos tantangan yang sebenarnya merupakan teknik Tim Observer untuk menyerap potensi dan abiliti calon peserta didik (siswa). Dan ujungnya Pos Tangkap Ikan atau Tangkap Bebek pun menjadi ending yang menyenangkan bagi anak.
Demikian pula calon siswa SMPIT dan SMAIT yang harus melalui wawancara dan tes dengan tatap muka langsung, menjadikan proses komunikasi dua arah relatif tidak ada kendala. Para pewawancara dan penguji juga secara langsung dapat membaca bahasa tubuh calon siswa yang ada di hadapannya.
Pada saat pandemi, maka kebiasaan tersebut tidak dapat lagi dilakukan. Kini tahapan OW mau tidak mau harus dilakukan secara jarak jauh dengan membagi jadwal pelaksanaan menjadi lima periode. Periode pertama diperuntukkan bagi calon siswa putra/putri guru dan staf. Periode kedua dan kelima diperuntukkan bagi calon siswa SMPIT/SMAIT yang bukan alumni. Periode ketiga bagi calon siswa khusus SDIT. Dan periode keempat diperuntukkan bagi calon siswa SMPIT/SMAIT dari siswa alumni SIT Insantama Bogor.
Setiap periode dilaksanakan dalam dua hari (Sabtu dan Ahad). Sebanyak 394 pendaftar terverifikasi dibagi dalam lima periode di atas. Dengan rincian 99 calon siswa SDIT, 151 calon SMPIT dan 144 calon SMAIT. Kelima periode itu rampung di bulan Desember 2020 dan Januari 2021.
Wawancara kepada calon siswa dan orang tua dilakukan dengan menggunakan ruang Zoom. Satu demi satu pewawancara menghubungi peserta dan melakukan wawancara tanpa menggunakan fasilitas breakout room. Hal ini dilakukan agar peserta tidak terlalu lama menunggu sedangkan wawancara harus dilakukan bergantian dan mengedepankan sisi privasi peserta. Beberapa peserta yang mengalami gangguan jaringan maka pewawancara memberikan waktu di luar jadwal yang ditentukan.
Sedangkan tes akademik bagi calon siswa SMPIT/SMAIT dilakukan dengan fasilitas aplikasi Simtama. Peserta harus login pada jam yang ditentukan untuk mengerjakan soal dan berakhir sesuai setting waktu yang dikelola oleh panitia sebelum tes dilakukan. Jika peserta melebihi waktu yang ditentukan maka otomatis aplikasi akan berakhir.
Keadaan inilah yang membuat beberapa peserta termasuk para orang tua menjadi tegang. Penyebabnya bukan lamanya siswa mengerjakan, namun karena keterlambatan login atau ketidakstabilan koneksi jaringan internet yang digunakan peserta. Dan sekali lagi, panitia pun siap memberikan waktu tes di luar jadwal.
Sedangkan tes membaca Al Quran dan bacaan shalat dilakukan dengan meminta peserta mengirimkan video rekaman ayat dan bacaan yang telah ditentukan oleh panitia. Untuk kemudian rekaman tersebut dinilai oleh tim guru Qiraati yang bertugas.
Tak kalah serunya adalah observasi calon siswa SDIT. Tim guru SDIT Insantama menunjukkan upaya yang luar biasa agar target observasi tercapai. Mereka berkreasi memindahkan kegiatan atraktif tersebut menjadi panduan dan cerita berupa video instruksi. Kemudian para observer menayangkan video ini kepada 6-7 anak yang menjadi kelompok observasinya. Dengan menggunakan perangkat laptop plus smartphone, para guru observer memantau seluruh gerak-gerik anak-anak di layar segi empat itu.
Para orang tua hanya diminta mendampingi anaknya, mereka tidak diperkenankan membantu anaknya secara langsung, baik menulis, menggambar atau membisikkan jawaban saat pemandu memberikan instruksi.
Agar kegiatan wawancara, observasi dan tes di atas berjalan sesuai harapan maka di hari pertama, para peserta diwajibkan bergabung di room Zoom pada pukul 07.45 WIB untuk mengikuti pengarahan umum yang disampaikan oleh Direktur Pelaksana SIT Insantama, Ustadz Adhi Maretnas Harapan. Dilanjutkan di hari kedua di jam yang sama, pengarahan umum disampaikan oleh Koordinator OW di setiap unit kepada para calon siswa.
Selain itu, tim wawancara dan observer juga diwajibkan mengikuti pembekalan dan simulasi kegiatan OW Online yang difasilitasi oleh Ketua PPDB. Tak cukup satu-dua kali pembekalan, setiap dua hari menjelang jadwal OW, kedua tim tersebut harus hadir di room konsolidasi. Semata-mata agar proses OW ini dapat berjalan dengan lancar.[]
